> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.apexx.work/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Notas de entrada

> A nota fiscal do fornecedor, importada e ligada ao que ela trouxe.

Em **Suprimentos → Notas de Entrada**. A página guarda as notas que os
fornecedores emitiram para a sua empresa: o XML entra por **Ações → Importar
notas**, você liga a nota ao pedido de compra e lança. Para a nota que
chega sem arquivo, **Nova nota de entrada** abre o formulário, no mesmo
desenho do XML: nota e emitente, produtos com o fiscal de cada item, valores,
transporte, pagamento e dados adicionais.

## Para que serve

> [card] Guardar
>
> O XML importado fica em Arquivos da nota, e **Anexar DANFE (PDF)**, no
> menu da nota, guarda o PDF ao lado dele. A mesma chave de acesso não entra
> duas vezes, e nota emitida para outro CNPJ é recusada na importação.

> [card] Ligar ao pedido
>
> A nota fecha o que foi pedido: o Apex liga o pedido pelo número dele no
> XML, ou pelo único pedido em aberto do fornecedor, e compara item a item.

> [card] Lançar
>
> Dois comandos, em qualquer ordem: **Lançar estoque** (entrada com o custo
> real e o lote, quando o produto controla) e **Lançar contas** (uma conta a
> pagar por duplicata). Cada um com a própria volta.

> [card] Contador
>
> **Exportar → XML das notas (.zip)** entrega os XMLs do período. A
> escrituração e os impostos são dele.

## Importar

**1. Importar notas**

Em Ações. Escolha os XMLs, até dez por vez. O diálogo diz, nota a nota, o
que entrou e o motivo do que foi recusado. Em **Ao importar**, marque o que
o Apex já faz com cada nota que entrar: **Cadastrar fornecedor**, **Lançar
estoque** e **Lançar contas**. Vêm desmarcados, e a escolha fica guardada
para a próxima vez; o que não der certo vira um aviso embaixo da nota.

**2. Vincular produtos**

Cada item da nota aponta para um produto do catálogo. **Vincular
produtos**, no menu da nota ou da linha, busca no catálogo ou cria o
produto com os dados do XML. O Apex aprende o código do fornecedor e
sugere sozinho da próxima vez; **Sugerir vínculos** roda a ligação de novo.

**3. Ligar ao pedido**

Confira o pedido ligado ou use **Vincular pedido de compra**. Embaixo de
cada item, a nota diz o que difere do pedido: quantidade a mais ou a menos,
preço acima ou abaixo, item fora do pedido. Lançar a nota sem pedido de um
fornecedor que tem pedido em aberto pede confirmação antes.

**4. Lançar estoque e lançar contas**

Dois comandos no menu da nota (ou da linha), em qualquer ordem. Com o
estoque lançado e as contas não, a nota fica **No estoque**; com os dois,
passa de **A lançar** para **Lançada**.

O fornecedor que a nota traz e você ainda não tem em
[Contatos](https://docs.apexx.work/cadastros/contatos.md) se cadastra pelo **Cadastrar fornecedor** do
menu, com os dados do XML. Se ele já está no cadastro com outro nome, use
**Vincular fornecedor**.

## Digitar a nota

**Nova nota de entrada** é para a nota sem XML: a de produtor rural, a avulsa,
a que o fornecedor só mandou em papel. Escolher um fornecedor do cadastro
preenche CNPJ, inscrição e endereço; um CNPJ fora do cadastro busca os dados na
Receita. Cada produto entra com o preço de compra e o NCM do catálogo, e o
ícone de recibo na linha abre NCM, CFOP, CEST, origem e os impostos do item. Os
totais seguem a DANFE: produtos, desconto, frete, seguro, outras despesas, IPI
e ICMS ST. As parcelas viram as duplicatas da nota, e a forma de pagamento, o
pagamento dela. Salva, a nota é igual à importada: liga ao pedido, lança o
estoque e as contas e desfaz do mesmo jeito. Só não tem XML para baixar nem
para mandar ao contador.

## Natureza de entrada

Cada nota tem uma **Natureza de entrada**, que vem do CFOP que o fornecedor
usou: compra para revenda, uso e consumo, bonificação, devolução de venda,
transferência, remessa. Ela aparece na coluna **Natureza** da lista, e decide
o lançamento:

* se os itens entram no estoque (uso e consumo e ativo imobilizado, por
  exemplo, não entram);
* se **Lançar contas** gera conta a pagar (bonificação e transferência, por
  exemplo, não geram);
* a categoria da conta a pagar, quando o pedido de compra não define outra.

Trocar a natureza no painel da nota vale para ela e ensina o Apex: a próxima
nota daquele fornecedor com o mesmo CFOP já chega com a natureza escolhida. A
nota marcada **Sem natureza** tem um CFOP fora da tabela: escolha a natureza
nela.

## O que cada lançamento faz

| Comando | O que muda |
| - | - |
| Lançar estoque | Entrada no depósito, com o lote informado na seção Lotes da nota quando o produto pede; custo médio recalculado com o valor da nota, frete e impostos; as quantidades recebidas em cada linha do pedido, que fecha quando tudo chegou. Item que a natureza tira do estoque fica de fora |
| Lançar contas | Uma conta a pagar por duplicata (ou uma à vista); as previsões do pedido dão lugar às contas da nota; nota paga na hora (dinheiro, PIX, débito, sem duplicata) entra com a conta já paga pelo caixa padrão; nota sem pagamento, ou de natureza que não gera conta, não gera conta |

> [!NOTE]
>
> Lançou errado? **Desfazer estoque** estorna a entrada e **Desfazer contas**
> cancela as contas e devolve as previsões ao pedido, cada um por si.
> Mercadoria que já saiu do estoque, ou conta paga à mão, impedem, com o
> motivo. **Excluir** manda só a nota para a lixeira: o que foi lançado fica,
> e restaurar traz a nota como estava.

## Configurações

Em **Configurações → Notas de entrada** (também pelo **Ações →
Configurações** da lista):

* **Natureza de operação**: a tabela de CFOP do fornecedor para natureza de
  entrada, as exceções que o Apex aprendeu por fornecedor e **O que cada
  natureza faz** (estoque, conta a pagar e categoria).
* **Trocar as previsões do pedido pelas duplicatas da nota**.
* **Nota paga na hora entra como paga**, ligada de início.
* **Tolerância de preço entre a nota e o pedido**, em %: a diferença que não
  abre divergência.

Só quem administra o workspace muda essas regras.

## O que fica fora

Escrituração, apuração de impostos, busca das notas na SEFAZ, manifestação do
destinatário e consulta de situação. A página existe para o estoque, o custo e
o financeiro baterem com o papel; o fiscal é do contador, que recebe os XMLs
pelo Exportar.


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.