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Quase toda dúvida sobre “por que o Apex não me deixou fazer isso?” se resolve com uma destas quatro regras. Elas não são configuráveis: são a razão de o sistema existir.

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1. Documento não é efeito operacional

Criar um pedido de venda não tira nada do estoque. Criar uma nota de entrada não coloca nada. O documento registra uma intenção; o efeito operacional acontece quando alguém executa um comando sobre ele. Isso parece burocracia até o dia em que um pedido é cancelado antes de sair. Se o documento já tivesse baixado o estoque, você teria que lembrar de desfazer — e o saldo dependeria da memória de quem estava lá.

O documento

Pedido de venda, pedido de compra, nota de entrada. Guardam o que foi combinado: itens, quantidades, valores.

O comando

Aprovar, despachar, cancelar, lançar estoque. Cada um mexe no estoque, no status e no histórico de uma vez só.

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2. O extrato explica o saldo

Todo movimento de estoque deixa uma linha no extrato (o kardex): o que entrou ou saiu, de qual depósito, por qual documento, a que custo e por quem. O saldo que você vê na tela é a soma dessas linhas — nunca um número digitado à mão. Quando o saldo parecer errado, a resposta está no extrato. Abra o item em Suprimentos → Estoque e veja a aba Movimentações.
O extrato é somente leitura e não pode ser apagado, nem quando o documento de origem vai para a lixeira. É o que permite auditar o estoque meses depois.

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3. Status é consequência de comando, nunca um campo

Você não escolhe “Atendido” num menu suspenso. O pedido fica atendido porque passou pelos comandos, e cada comando mexeu no estoque na mesma operação. É por isso que o formulário do pedido não tem campo de status, e por isso o menu da linha oferece Aprovar, Enviar para a expedição e Cancelar pedido em vez de um seletor. O pedido mostra um de quatro status: Em aberto, Aprovado, Atendido ou Cancelado. Se qualquer parte falhar, nada acontece — cada comando é uma operação só. Um pedido nunca fica “aprovado mas sem reserva”.

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4. Tudo é por variação, e por depósito

O saldo não é do produto: é da variação dentro de um depósito. Um produto sem grade tem uma variação padrão, invisível para você, mas o estoque está nela. Isso importa quando você vende a mesma camiseta em P, M e G: três saldos distintos, três reservas distintas, e um anúncio de marketplace apontando para a variação certa.
Porque a reserva já foi feita contra aquelas linhas. Use Reabrir pedido: ele volta para Em aberto e libera a reserva. Ajuste os itens e aprove de novo. O pedido que já tem NF-e ou já foi despachado não reabre.
Porque a mercadoria ficaria presa: indisponível para outra venda, sem nenhum documento na tela explicando o motivo. Cancele o pedido primeiro.
A mercadoria saiu. Devolver o saldo aqui inventaria estoque que não está na prateleira. O caminho é registrar uma devolução.
Excluir o cadastro esconderia um saldo que continua existindo no extrato. Zere o estoque antes, ou marque o produto como inativo.