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Em Suprimentos → Pedidos de Compra. O documento registra o que foi pedido a quem, por quanto e para quando. Cada pedido ganha um código (PEC-0001).
Criar um pedido de compra não dá entrada no estoque. O saldo sobe quando a nota fiscal do fornecedor é lançada em Notas de entrada, ou, na compra sem nota, com Lançar estoque sem nota. É a mesma regra do pedido de venda: documento não é efeito operacional.

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Montar o pedido

Novo Pedido abre o formulário.
O fornecedor vem de Contatos. Escolhido, ele traz o meio e a condição de pagamento que estão no cadastro dele.
Cada linha é um produto do catálogo (a variação, no produto com grade), com quantidade e preço. O preço sugerido é o preço de compra do cadastro; sem ele, o de custo. É a referência para conferir a nota quando ela chegar; o custo que entra no estoque é o da nota.
Chegada Prevista e Entregar em, o depósito onde a mercadoria vai entrar.
Meio de pagamento, Condição de Pagamento (30 60 90, 3x, à vista), categoria financeira, desconto, frete e outras despesas. A condição gera as Parcelas, que você pode ajustar linha a linha.
Salvo o pedido, o PDF da ordem de compra para o fornecedor fica em Arquivos. Ele abre por Ver arquivo, no menu da linha, ou por Ordem de compra (PDF), no menu do pedido aberto. Para repetir uma compra, Clonar pedido cria um novo em aberto, com o mesmo fornecedor, itens e pagamento.

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O ciclo

A coluna Status mostra a etapa: Em aberto, Em andamento, Atendido ou Cancelado. Cada etapa muda por uma ação do menu do pedido, e o sistema recusa com o motivo quando algo impede.
1

Em aberto

Registrado, ainda sem compromisso: itens e valores mudam à vontade, e não há conta a pagar.
2

Confirmar pedido

Fechou com o fornecedor. O pedido vai para Em andamento, e fornecedor, itens, valores e pagamento travam. As parcelas viram contas a pagar previstas, se a regra Lançar as contas a pagar ao confirmar o pedido estiver ligada (Ações → Configurações). Precisa mudar algo antes de a mercadoria chegar? Reabrir pedido volta a em aberto e cancela as previsões.
3

A nota chega

Importe o XML em Notas de entrada. A nota se liga ao pedido pelo número dele no XML, ou quando o fornecedor tem um só pedido em aberto; senão, use Vincular pedido de compra no menu da nota. Lançar estoque marca o que chegou em cada linha do pedido; Lançar contas troca as previsões pelas contas da nota. A aba Vinculados do pedido mostra as notas dele.
4

Atendido

Quando tudo chegou, o pedido fecha sozinho. Chegou menos e o resto não vem? Concluir com o que chegou encerra o saldo, com o motivo (obrigatório), e pode abater das parcelas previstas o valor do que faltou. As contas das notas já lançadas não mudam. Concluiu por engano? Desfazer conclusão devolve o saldo e o valor abatido, e o pedido volta a em andamento.

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Compra sem nota

Comprou de quem não emite nota? Lançar estoque sem nota, no menu do pedido, dá entrada em tudo o que falta chegar, no depósito do pedido, ao custo dele com o frete rateado. O pedido em aberto é confirmado junto, com as contas a pagar. Se a nota chegar depois, ela se liga a essa entrada e não lança o estoque de novo. Não vale para o produto que controla lote: o lote se informa na nota ou num lançamento em Movimentações. Errou? Desfazer entrada sem nota, no menu do pedido aberto, tira o que entrou, enquanto nenhuma nota tiver se ligado a ela.

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Cancelar

Cancelar pedido pede confirmação e aceita um motivo, que fica registrado no pedido. Cancela as contas a pagar em aberto; parcela já paga é avisada para você estornar no financeiro. Não volta atrás. Só se cancela o pedido em aberto ou em andamento sem nada recebido. Depois que a mercadoria entrou, o caminho é concluir com o que chegou. Com a nota já lançada, desfaça o lançamento da nota antes.

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Excluir

Só o pedido em aberto ou cancelado vai para a lixeira. O confirmado precisa ser cancelado ou reaberto antes, e o atendido fica no histórico.
Comprou sem pedido formal, foi na loja e trouxe? Pule o pedido: importe a nota e lance. Sem nota e sem pedido, lance a entrada em Movimentações, com o custo e o motivo. O extrato continua explicando o saldo.