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Para quem vende alimento, cosmético, suplemento ou remédio, saber quanto tem não basta: é preciso saber de que lote é e quando vence. Com o controle de lote ligado, o Apex guarda o saldo de cada lote em cada depósito, vende primeiro o que vence antes e tira o vencido do disponível sozinho. Quem não liga a opção não vê nada disso.

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Ligar no produto

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Abra o produto

Em Produtos, na aba Estoque.
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Ligue Controla lote e validade

A opção só fica disponível com Controla estoque ligado. Salve.
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Dê entrada nos lotes

A partir daí, toda entrada e toda saída desse produto dizem de qual lote são. Veja abaixo por onde o lote entra.
Com a opção ligada, o Estoque Atual do cadastro fica só de leitura: ele é a soma dos lotes. O número do lote e a validade só se sabem quando a mercadoria chega, por isso o lote nunca nasce no cadastro.
Ligou num produto que já tinha saldo? O saldo de cada variação e depósito vai para um lote chamado Sem lote, e os totais não mudam. O Sem lote não tem validade: nunca vence e é o último a sair na venda. Para trocar pelos lotes de verdade, use Fazer balanço (veja abaixo).
Desligar a opção não muda o saldo, mas ele deixa de ser por lote: o vencido volta ao disponível e a venda deixa de escolher lote. Os lotes e o extrato ficam guardados. Se você ligar de novo, o saldo inteiro volta para o Sem lote.

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Como o lote entra

Cada lote tem número, validade e, se você souber, fabricação. A validade é opcional: o lote sem validade nunca vence. O número é único por variação, sem diferença entre maiúsculas e minúsculas: “l23” e “L23” são o mesmo lote.
O caminho de toda compra com nota. Em Notas de entrada, abra a nota e vá à aba Produtos. Embaixo dos itens, a seção Lotes lista os itens que pedem lote:
  • Se o XML do fornecedor trouxe o lote, ele já vem preenchido, com a validade e a fabricação.
  • Se não trouxe (o mais comum), o item aparece como Sem lote informado. Digite o número, a validade e a quantidade.
Um lote só leva o item inteiro. Com mais de um, cada lote diz a sua quantidade, na unidade da nota.Os lotes se editam enquanto a nota está A lançar. Lançar estoque leva cada lote ao depósito; se faltar o lote de algum item, o lançamento é recusado e diz qual.A nota digitada à mão funciona igual: salve a nota e preencha a seção Lotes antes de lançar.
Para a compra sem nota, a sobra encontrada ou o saldo inicial. Em Suprimentos → Estoque, Novo lançamento (ou Registrar entrada no menu da linha). No produto que controla lote, o campo de quantidade dá lugar à lista Lotes: número, Fabricação, Validade e Quantidade de cada um, e adicionar lote para mais uma linha. A quantidade do lançamento é o Total da lista.Digitar um número que o produto já tem usa aquele lote, com a validade dele. Veja Movimentações.
No produto que controla lote, o saldo inicial não entra pelo cadastro: dê a entrada por Registrar entrada, com os lotes que você tem hoje na prateleira.
Quando o item da nota ainda não existe no catálogo, Vincular produtos permite cadastrá-lo com os dados do XML. O cadastro já traz Controla lote e validade, ligado quando o XML vem com lote.
Lançar estoque sem nota, no pedido de compra, não vale para produto que controla lote. Dê a entrada pela nota de entrada ou por um lançamento. Veja Pedidos de compra.

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Onde ver os lotes

Na aba Estoque do produto e no item aberto em Suprimentos → Estoque, a seção Lotes mostra um lote por linha, o que vence primeiro no alto: O lote perto de vencer fica em amarelo, e o vencido em vermelho. Os lotes zerados ficam escondidos, atrás de mostrar 2 lotes zerados (com o número de lotes do produto). No extrato da aba Movimentações, cada lançamento diz o lote embaixo da quantidade, e o lançamento aberto tem a linha Lote.

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Na venda

O lote se escolhe ao aprovar o pedido, que é quando o estoque é reservado.
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Aprove o pedido

Se algum item controla lote, Aprovar abre a lista dos itens com a coluna Lote.
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Confira o lote sugerido

Cada item já vem com o lote que vence primeiro. O menu mostra os outros lotes do depósito do item, com a validade e quanto cada um tem livre. Troque se a caixa da frente for outra.
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Confirme

A reserva começa pelo lote escolhido. Se ele não tiver tudo, o resto sai do próximo que vence.
Só entram na lista os lotes dentro da validade e com saldo livre. Se eles não cobrem a quantidade, o diálogo avisa quanto há (“Faltam lotes dentro da validade para aprovar”) e o Aprovar fica desligado.
Pelas ações em lote, a escolha não abre: a reserva começa pelo lote que vence primeiro, e o resumo avisa. Para escolher, aprove o pedido pelo menu da linha. Veja Pedidos de venda.
Não pela tela. Com a Separação fora do Apex, o pedido segue direto para a Expedição, e lá o lote aparece, mas não se troca. Para trocar, reabra o pedido (menu da linha › Reabrir pedido), o que libera a reserva, e aprove de novo, escolhendo o lote. Veja em Pedidos de venda quando o pedido pode ser reaberto.
Na Expedição, a aba Produtos do envio mostra, embaixo de cada item, o lote reservado e a validade dele. A baixa do estoque, no despacho, sai lote a lote.
Leva o número, a fabricação e a validade, mas só dos lotes que têm as duas datas: a SEFAZ exige ambas. O lote sem fabricação fica fora da nota, e a nota sai normalmente.

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Lote vencido

O lote vale até o dia da validade, inclusive. No dia seguinte, na virada do dia, ele é bloqueado sozinho:
  • o que está nele e não está reservado passa para o Bloqueado e sai do disponível (veja Saldos);
  • a aprovação de pedidos não o oferece, e o anúncio do marketplace deixa de contá-lo;
  • ele continua no físico até você tirá-lo do estoque.
O bloqueio não mexe no que já estava reservado. Se um lote vence com parte dele reservada para um pedido aprovado, essa parte segue reservada e sai no despacho. Confira os pedidos aprovados quando o sino avisar de um lote vencido.
Para tirar o vencido do estoque (descarte, troca com o fornecedor), use Registrar saída e escolha o lote: a lista de lotes da saída inclui os vencidos, marcados como vencido.

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O aviso no sino

O lote com saldo que entra no prazo de aviso aparece no sino, e de novo quando vence. O prazo se escolhe em Configurações → Estoque, em Lote e validade → Aviso de validade: 7, 15, 30, 45, 60 ou 90 dias antes. Começa em 30. O mesmo prazo decide quando o lote aparece como “Vence em…” em amarelo.
No chat, pergunte “o que está perto de vencer?” ou “em que lote está o produto X?”. O chat só consulta os lotes; não lança nada. Veja Chat.

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Outros lançamentos

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Fazer balanço

No Balanço, cada linha da lista Lotes pede o Saldo certo daquele lote: você informa o que contou de cada um e o Apex lança a diferença, lote a lote. O lote que não está no sistema (a sobra achada na prateleira) pode nascer aqui, com número e validade. É também o jeito de acertar o Sem lote: no mesmo balanço, informe saldo certo zero para o Sem lote e o saldo de cada lote de verdade.

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Registrar saída

A saída pede um lote que existe no depósito. A lista começa pelo que vence primeiro e mostra a validade e o Livre de cada um (o físico menos o reservado). Não dá para tirar de um lote mais do que ele tem livre.

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Transferir entre depósitos

A transferência leva lotes que existem na origem, cada um com a sua validade. todos os lotes preenche a lista com tudo o que está livre na origem. O lote vencido também pode ser transferido, e continua bloqueado no destino.

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Devolução

Ao receber a mercadoria de uma devolução, ela volta para os lotes de onde saiu no despacho, começando pelo de validade mais longa. O que não tem lote de origem (o pedido saiu antes de o produto controlar lote, ou a devolução não tem pedido) volta para o Sem lote. Desfazer o recebimento tira do mesmo lote.

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Marketplace

A venda do Mercado Livre não abre a escolha do lote: quando ela reserva, a reserva pega o lote que vence primeiro, no depósito do canal. Se não houver lote dentro da validade que cubra a venda, a venda fica em aberto no Apex, com o motivo, e o anúncio já não conta essas unidades. O estoque enviado ao anúncio é o disponível: o lote vencido não entra.

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O que não tem

  • Contagem de inventário: não há tela de inventário. Conte e corrija item a item, com Fazer balanço.
  • Lista de todos os lotes: os lotes se veem produto a produto, no detalhe. Não há uma página com os lotes de todos os produtos nem filtro por vencimento; para isso, use o chat ou o aviso do sino.
  • Trocar o lote depois de aprovar, sem reabrir o pedido.
  • Custo por lote: o custo é o médio do produto, para todos os lotes.
  • Número de série: o controle é por lote, não por unidade.
  • Editar o lote: número, validade e fabricação não se mudam depois que o lote nasce.