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Em Suprimentos → Estoque você vê o saldo de cada produto: uma linha por produto simples, por kit e por variação. São quatro números, e confundi-los é a causa mais comum de “o sistema diz que não tenho, mas eu estou vendo a caixa aqui”.

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Os quatro números

Vender consome o disponível. É por isso que um pedido pode ser recusado com a caixa visível na prateleira: aquela caixa já é de outro pedido.

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A lista

As colunas são Produto, SKU, Custo, Estoque Físico, Reservado e Disponível. O disponível fica vermelho quando zerou e amarelo no mínimo ou abaixo dele. No kit, embaixo do disponível, vem quantos dá para montar com o que há dos componentes. Os filtros são Tipo, Status (Em Estoque, Estoque Baixo, Sem Estoque), Categoria e Armazém, que mostra os produtos que têm saldo naquele depósito. Os cartões de cima somam o Valor Total (ao custo médio), o Total em Estoque, quantos itens estão com Estoque Baixo e os Produtos Ativos. Clicar na linha abre o item: depósito e localização, a posição de estoque com mínimo e máximo, Onde está (o saldo e o endereço em cada depósito), as variações, os lotes e a aba Movimentações, o extrato do item. Veja Movimentações.

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Mudar o saldo

O saldo muda por lançamento. Novo lançamento, no alto da lista ou dentro do item, e o menu de cada linha oferecem:
  • Registrar entrada e Registrar saída;
  • Fazer balanço: você informa o saldo contado e o Apex lança a diferença;
  • Transferir entre depósitos: a saída de um e a entrada no outro, num lançamento só.
As vendas, as notas de entrada e as devoluções lançam sozinhas, cada uma pelo seu comando.

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Saldo inicial

Um produto recém-cadastrado tem saldo zero. Informar quanto você tem hoje é o que faz o estoque começar a contar a verdade. Há três caminhos:
1

No cadastro do produto

O Estoque Atual do produto novo vira a entrada de saldo inicial, com o preço de custo do cadastro. Vale para o produto simples e o kit.
2

Por um lançamento

Registrar entrada em Suprimentos → Estoque, com a quantidade e o preço de custo. É o caminho do produto com variações (uma entrada por variação) e do que controla lote.
3

Pela importação

A coluna de estoque da planilha de produtos entra no depósito padrão. Veja Produtos.
Mudar o Estoque Atual de um produto já cadastrado não apaga nada: o Apex lança um ajuste com a diferença, e ele fica no extrato. Para corrigir uma contagem, prefira Fazer balanço, com o motivo nas observações.
A contagem de inventário em lote ainda não tem tela. Conte e corrija item a item, com Fazer balanço.

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Custo médio

O Apex calcula o custo médio ponderado a cada entrada. Ele é o que alimenta o valor total do estoque e a coluna Custo. Enquanto nenhuma entrada trouxe custo, a coluna mostra o preço de custo do cadastro. Entradas sem custo não zeram a média: elas ficam fora do cálculo. Mas o valor do estoque fica subestimado, então vale informar sempre.

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Lote e validade

O produto com Controla lote e validade ligado tem saldo por lote. O lote nasce na chegada: na nota de entrada ou no lançamento, com número e validade.
  • A venda reserva primeiro o lote que vence antes.
  • O lote vencido é bloqueado sozinho, na virada do dia: não reserva nem vende.
  • O lote perto de vencer avisa no sino. Quantos dias antes se configura em Configurações → Estoque, em Aviso de validade.
Tudo sobre lotes, da entrada à venda, está em Lotes e validade.

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Mais de um depósito

Cadastre quantos precisar (loja, galpão, um por filial) em Configurações → Estoque → Depósitos. Cada um tem saldo próprio.
O do cadastro do produto (Estoque → Localização → Depósito). Sem ele, o Depósito Padrão, criado junto com o workspace. Tornar padrão, em Depósitos, troca o padrão a qualquer momento.
Com Transferir entre depósitos, no menu da linha. A saída na origem e a entrada no destino ficam as duas no extrato, com o mesmo custo médio.
Do depósito que você escolheu para o canal. Veja Configurações do Mercado Livre.
Sim. Em Configurações → Estoque, Casas decimais na quantidade vale para o estoque, os lançamentos, os lotes e os pedidos.