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Duas telas com o mesmo desenho: Financeiro → Contas a Receber e Financeiro → Contas a Pagar. Uma guarda o que você tem a receber de clientes e marketplaces, a outra o que deve a fornecedores. Boa parte das contas nasce sozinha, do pedido, da nota ou da devolução; o resto você lança por Nova conta a receber ou Nova conta a pagar.

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Criar uma conta

O formulário tem a aba Geral, com os campos na ordem em que se preenche, e a aba Arquivos. Cliente (ou fornecedor), vencimento e valor são obrigatórios: enquanto faltar um, o Salvar fica desligado e mostra o que falta. O número da conta (CR-0001, CP-0001) o Apex dá ao salvar.
Busque no cadastro de contatos. A conta fica ligada à pessoa e aparece no histórico dela.
O vencimento é o que organiza as telas: a conta em aberto que passou do prazo aparece como Atrasado.
Um dos meios financeiros do workspace (Pix, boleto, cartão). A conta nova já abre com o meio padrão. Na conta a receber o campo se chama Forma de recebimento.
Data de emissão (abre com hoje), nº do documento e Histórico: do que se trata a conta. É o texto que a lista mostra, que a busca encontra e que vira a descrição do lançamento no caixa quando a conta for baixada.
Classifica a receita ou a despesa pelo plano de contas: Vendas, Aluguel, Compras de fornecedores. As categorias ficam em Configurações → Financeiro → Categorias financeiras.
As observações ficam no fim da aba Geral. Em Arquivos, guarde o boleto ou o comprovante junto da conta.
A conta financeira (o caixa, o banco) não se escolhe aqui: ela é perguntada na hora da baixa.

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Status

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Baixar

Marcar como pago, no menu da conta a pagar, e Recebido, no da conta a receber, abrem o diálogo da baixa: a data, o valor, a forma e, quando o workspace tem mais de uma conta financeira, de qual delas o dinheiro saiu ou em qual entrou. Sem escolher, vale a conta padrão. Confirmada, a baixa cria o lançamento em Caixa e bancos, ligado à conta. Em Contas a Pagar dá para selecionar várias e marcar todas de uma vez: a data, a conta financeira e a forma valem para todas, e cada uma é baixada pelo próprio valor.
Não há baixa parcial: a conta é baixada inteira. Se o valor pago foi outro (juros, desconto), corrija o valor no diálogo: é ele que vai para o caixa.

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Baixou errado?

Ainda não há um botão para desfazer a baixa. Excluir a conta tira também o lançamento dela do caixa (restaurar traz os dois de volta); depois é lançar a conta de novo.

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Contas recorrentes

No campo Ocorrência, ao criar a conta:
  • Única: uma conta só.
  • Parcelada: o valor dividido em parcelas mensais. Pix, dinheiro e cartão de débito são à vista e não aceitam parcelas.
  • Semanal, Quinzenal, Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral ou Anual: o valor cheio repetido a cada período. É o caso do aluguel, da assinatura, da internet.
Informe quantas (de 2 a 60) e o Apex cria todas de uma vez. Cada uma é uma conta independente na lista: se edita e se baixa sozinha.

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Fixar

Fixar, no menu da linha, mantém a conta no topo da lista. Útil para o que você precisa acompanhar de perto no mês.

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De onde as contas nascem

A conta que nasceu de um documento mostra a Origem, com o link de volta. Cada automação tem o seu interruptor: as do pedido de venda e da nota de entrada em Configurações, a do pedido de compra em Ações → Configurações da lista de pedidos.
Na venda de marketplace, o vencimento é uma previsão de quando o canal libera o dinheiro (a data da venda mais um prazo estimado); corrija na conta se a data for outra. A conta fica Em aberto até você dar baixa: o Apex não baixa sozinho quando o dinheiro é liberado. E a tarifa do marketplace ainda não entra no financeiro: a conta nasce pelo total da venda, sem conta a pagar da tarifa.

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Importar e exportar

Ações → Importar contas traz por planilha as contas em aberto de outro sistema: cada linha vira uma conta em aberto, e a que já estava paga ou cancelada fica de fora. Exportar contas está no mesmo menu.

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O que fica fora

O financeiro do Apex é simples de propósito: contas a receber, contas a pagar e caixa. Não há baixa parcial, cálculo de juros e multa, emissão de boleto, cobrança por e-mail, projeção de fluxo de caixa, importação de extrato bancário (OFX), conciliação nem DRE.