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Em Vendas → Devoluções. A página registra o que o cliente devolveu e faz a volta acontecer: Receber mercadoria põe os itens de novo no estoque, Reembolsar acerta o dinheiro e Concluir troca cria o pedido do produto que vai no lugar. Cada um tem o seu desfazer.

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Registrar uma devolução

Clique em Nova devolução, ou use Registrar devolução no menu de um pedido já despachado: o formulário abre preenchido com o pedido.
Escolher o pedido de venda traz o cliente, a nota fiscal, o canal, a forma de reembolso e os itens. Só pedido já despachado aceita devolução: antes do despacho, o caminho é cancelar o pedido.
Por que voltou: defeito, arrependimento, tamanho. Outro abre o campo Qual motivo? para você escrever. A lista é a de Configurações › Devoluções.
As linhas chegam com a quantidade vendida; corte o que não voltou. Marque Volta no item que entra no estoque e Avaria no que chegou estragado. Não dá para devolver mais unidades do que o pedido vendeu.
O Valor em branco é a soma dos itens; digite outro quando houver taxa ou frete. As devoluções de um pedido não somam mais que o valor dele. A Forma de Reembolso diz como o cliente recebe de volta e define o tipo: Reembolso ou Troca.

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O caminho da devolução

O status não se edita no formulário: ele anda pelos comandos do menu da linha.
1

Solicitada

A devolução nasce assim. Aprovar aceita; Recusar devolução encerra sem mexer em estoque nem em dinheiro.
2

Aprovada

Aceita, à espera da mercadoria. Já pode ser reembolsada antes de o pacote chegar.
3

Recebida

Receber mercadoria dá entrada no estoque do que voltou.
4

Reembolsada ou Trocada

Reembolsar fecha a devolução em dinheiro; Concluir troca, a de troca. A reembolsada que ainda não recebeu a mercadoria continua aceitando Receber mercadoria. Na troca, receba antes de concluir: depois de Trocada, o menu não oferece mais o recebimento.
Em lote, selecione as linhas e use Aprovar, Receber mercadoria, Reembolsar ou Recusar. O resumo conta quantas passaram e o motivo das que ficaram.

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O que cada comando faz

No painel da devolução, a aba Estoque e financeiro mostra o que ela lançou: as entradas no estoque, a conta do reembolso e as contas a receber do pedido. A conta a pagar do reembolso se paga em Contas a Pagar.
Lançou errado? Desfazer recebimento tira do estoque o que a devolução pôs. Desfazer reembolso cancela a conta a pagar e devolve as contas a receber ao valor de antes; conta já paga impede. Desfazer troca cancela o pedido de troca que ainda não foi despachado. A devolução que já lançou estoque ou dinheiro não vai para a lixeira: desfaça antes.

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Vendas do Mercado Livre

Quando o Mercado Livre cancela uma venda depois do envio, o Apex abre a devolução sozinho: Solicitada, com todos os itens do pedido, o motivo Outro e a forma Reembolsado pelo Mercado Livre. Receba a mercadoria quando ela voltar. Nessa forma, o Reembolsar abate as contas a receber do pedido e, se sobrar valor, lança a conta a pagar ao Mercado Livre, não ao comprador. A devolução que o comprador abre no canal ainda não entra sozinha: o Apex avisa a reclamação, e você registra a devolução aqui.

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Configurar

Em Configurações › Devoluções:
  • Motivos de devolução: nome e ativo. Desative o que não usa, crie os seus.
  • Formas de reembolso: o nome e o meio financeiro com que o reembolso vira conta a pagar.
  • Depósito da devolução: para onde vai o que volta em bom estado. Sem escolha, o depósito padrão.
  • Depósito de avaria: para onde vai o item avariado. Sem ele, a devolução com item marcado em Avaria não é recebida.

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O que fica fora

A devolução não emite a NF-e de devolução. O pedido devolvido, inteiro ou em parte, continua Atendido na lista de pedidos: a devolução se acompanha nesta página.