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Em Vendas → Notas Fiscais. A página guarda as NF-e que a sua empresa emitiu: as que saíram de um pedido de venda e as avulsas. Daqui você acompanha a resposta da SEFAZ, vê o DANFE, baixa o XML e cancela. Antes da primeira nota, a empresa precisa estar pronta para emitir: dados de Meu negócio, Inscrição Estadual e certificado digital. Veja Configuração fiscal.

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De onde a nota nasce

Do pedido de venda

O caminho de todo dia. Emitir NF-e no menu do pedido aprovado, ou Faturar em lote na lista de pedidos. Cliente, itens, valores e transporte saem do pedido. Veja Emitir a NF-e.

Nova NF-e

O botão da lista pergunta De onde vem a nota?: De um pedido de venda mostra os pedidos aprovados que ainda não têm nota; Avulsa abre o formulário da nota sem pedido.

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A conferência antes de emitir

Emitir abre a conferência da nota: o Apex monta o que sairia na NF-e e lista o que falta. O botão Emitir NF-e só aparece com tudo preenchido. O que mais aparece:
  • produto sem NCM de 8 dígitos (aba Fiscal do produto);
  • cliente sem CPF ou CNPJ válido, sem endereço completo, ou contribuinte do ICMS sem Inscrição Estadual (cadastro em Contatos);
  • produto com substituição tributária sem CEST;
  • dados da empresa que faltam em Configurações › Meu negócio.
Corrija o que a lista pede e abra a conferência de novo: ela é refeita na hora. Sem cliente vinculado, a nota tira o destinatário da aba Entrega do pedido. A conferência diz de onde ele veio: do cadastro, da aba Entrega ou do cadastro com o endereço da aba Entrega.
Confira a linha Ambiente no alto da conferência. Simulado e Homologação são testes: a nota não tem valor fiscal. Em produção, a linha mostra Produção.

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Os status

A emissão não é na hora: a nota entra na fila e a resposta da SEFAZ chega depois, em geral em segundos. Enquanto a nota está Pendente, a lista se atualiza sozinha. No alto da página, os números: Total de Notas, Autorizadas, Rejeitadas e Pendentes. Filtre por Status e busque por número, pedido, cliente, CPF/CNPJ ou chave de acesso. Para perguntar o desfecho na hora, use Consultar status, no menu da nota pendente ou em lote.

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Nota rejeitada

O motivo está na aba Retorno da nota: o código e a mensagem que a SEFAZ devolveu. O pedido de venda ganha um alerta ao lado do status, com o mesmo motivo, e volta a esperar a nota.
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Leia o motivo

Abra a nota e vá à aba Retorno. Em geral é um dado de cadastro: o endereço do cliente, a inscrição, a tributação do produto.
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Corrija na origem

No cadastro do cliente, do produto ou em Meu negócio. A nota não se edita: ela é montada de novo a partir dos cadastros.
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Emita de novo pelo pedido

Emitir NF-e volta ao menu do pedido. O Apex reenvia a mesma nota, sem criar uma segunda para a mesma venda. Quando ela é aceita, o alerta do pedido some. A venda do Mercado Livre não tem esse item no menu: use Nova NF-e → De um pedido de venda, aqui na página.
Se o envio cair antes de a SEFAZ responder, a nota fica com o motivo “não saiu” e o caminho é o mesmo: Emitir NF-e de novo no pedido.
A nota avulsa rejeitada não tem reenvio: corrija o que a SEFAZ apontou e emita uma nova avulsa.

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O painel da nota

Clique na linha para abrir a nota. Nada nela se edita.
  • Nota: número, série, situação, ambiente, valor, natureza da operação, operação (interna ou interestadual), emissão, autorização, protocolo, pedido de origem e a chave de acesso. Depois do cancelamento, a data e a justificativa.
  • Destinatário: o cliente como saiu na nota, não como está no cadastro hoje.
  • Itens: código, descrição, NCM, CFOP, quantidade e valores, com os totais.
  • Envio e devolução: o envio do pedido, com o rastreio, e as devoluções.
  • Retorno: o código e a mensagem da SEFAZ.

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DANFE e XML

Com a nota autorizada, o menu da nota tem Ver DANFE e Baixar XML. O visualizador do DANFE baixa o PDF e compartilha a chave de acesso. Quando o seu Apex oferece outros formatos, eles aparecem no título do visualizador: DANFE simplificada (uma folha A5) e Etiqueta (100 × 150 mm). Para o contador, selecione as notas e use Exportar → XML das notas (.zip). Só vão as que têm XML; as outras são contadas como fora. Fora do ambiente simulado, são até 50 XMLs por vez. O formato do DANFE (retrato ou paisagem) se escolhe em Configuração fiscal.

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Cancelar a nota

Cancelar nota aparece no menu da nota autorizada, aqui e no pedido (lá como Cancelar NF-e). A SEFAZ exige uma justificativa: de 15 a 255 caracteres. Ela fica registrada no cancelamento.
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Escreva a justificativa

Por exemplo: “Cliente desistiu da compra antes do envio”. O diálogo conta quantos caracteres faltam.
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Confirmar cancelamento

Em produção, a SEFAZ pode confirmar alguns instantes depois. Até lá a nota segue Autorizada; use Consultar status em seguida.
Cancelada a nota, o pedido volta a esperar uma, com o alerta “cancelada: fature de novo”, e Cancelar pedido volta ao menu dele. Se ele já estava na Expedição, fica lá com o alerta para emitir outra nota antes de despachar.
Depois do despacho, a nota não se cancela: a mercadoria já saiu. Para desfazer a venda, registre uma devolução.
Nota não se exclui nem se duplica. A que não vale se cancela.

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Nota avulsa

Para a nota sem pedido por trás: brinde, remessa, complementar, devolução. Nova NF-e → Avulsa abre o formulário:
  • Geral: o cliente (obrigatório, do cadastro), Suframa e inscrição municipal; e a nota: Série, Número, Data de saída, Natureza da operação, Finalidade, Tipo de operação (saída ou entrada), Presença do comprador, Consumidor final e Enviar por e-mail ao cliente. Série e número em branco seguem a numeração automática.
  • Produtos: os itens, com busca no catálogo; frete, desconto e forma de pagamento; e as informações complementares. Uma linha sem produto do catálogo aceita o NCM digitado.
  • Conferência: o destinatário como vai na nota, o que falta e o total calculado.
Emitir NF-e manda a nota. A avulsa só emite o documento: não mexe no estoque nem no financeiro.
A nota avulsa não leva a referência a outra NF-e. Notas complementares e de devolução normalmente pedem essa referência: confirme com o seu contador antes de usar essas finalidades.

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Vendas do Mercado Livre

A nota da venda do canal se emite do mesmo jeito. Autorizada, o Apex a envia ao Mercado Livre sozinho. Veja Pedidos do Mercado Livre.

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O que fica fora

Carta de correção, inutilização de numeração, NFC-e e NFS-e não estão no Apex. A nota não calcula o DIFAL da venda para consumidor final de outro estado no regime normal, nem a substituição tributária de quem fabrica: nos dois casos, a conferência avisa e não deixa emitir.