Para que serve
Guardar
O XML importado fica em Arquivos da nota, e Anexar DANFE (PDF), no
menu da nota, guarda o PDF ao lado dele. A mesma chave de acesso não entra
duas vezes, e nota emitida para outro CNPJ é recusada na importação.
Ligar ao pedido
A nota fecha o que foi pedido: o Apex liga o pedido pelo número dele no
XML, ou pelo único pedido em aberto do fornecedor, e compara item a item.
Lançar
Dois comandos, em qualquer ordem: Lançar estoque (entrada com o custo
real e o lote, quando o produto controla) e Lançar contas (uma conta a
pagar por duplicata). Cada um com a própria volta.
Contador
Exportar → XML das notas (.zip) entrega os XMLs do período. A
escrituração e os impostos são dele.
Importar
1
Importar notas
Em Ações. Escolha os XMLs, até dez por vez. O diálogo diz, nota a nota, o
que entrou e o motivo do que foi recusado. Em Ao importar, marque o que
o Apex já faz com cada nota que entrar: Cadastrar fornecedor, Lançar
estoque e Lançar contas. Vêm desmarcados, e a escolha fica guardada
para a próxima vez; o que não der certo vira um aviso embaixo da nota.
2
Vincular produtos
Cada item da nota aponta para um produto do catálogo. Vincular
produtos, no menu da nota ou da linha, busca no catálogo ou cria o
produto com os dados do XML. O Apex aprende o código do fornecedor e
sugere sozinho da próxima vez; Sugerir vínculos roda a ligação de novo.
3
Ligar ao pedido
Confira o pedido ligado ou use Vincular pedido de compra. Embaixo de
cada item, a nota diz o que difere do pedido: quantidade a mais ou a menos,
preço acima ou abaixo, item fora do pedido. Lançar a nota sem pedido de um
fornecedor que tem pedido em aberto pede confirmação antes.
4
Lançar estoque e lançar contas
Dois comandos no menu da nota (ou da linha), em qualquer ordem. Com o
estoque lançado e as contas não, a nota fica No estoque; com os dois,
passa de A lançar para Lançada.
Digitar a nota
Nova nota de entrada é para a nota sem XML: a de produtor rural, a avulsa, a que o fornecedor só mandou em papel. Escolher um fornecedor do cadastro preenche CNPJ, inscrição e endereço; um CNPJ fora do cadastro busca os dados na Receita. Cada produto entra com o preço de compra e o NCM do catálogo, e o ícone de recibo na linha abre NCM, CFOP, CEST, origem e os impostos do item. Os totais seguem a DANFE: produtos, desconto, frete, seguro, outras despesas, IPI e ICMS ST. As parcelas viram as duplicatas da nota, e a forma de pagamento, o pagamento dela. Salva, a nota é igual à importada: liga ao pedido, lança o estoque e as contas e desfaz do mesmo jeito. Só não tem XML para baixar nem para mandar ao contador.Natureza de entrada
Cada nota tem uma Natureza de entrada, que vem do CFOP que o fornecedor usou: compra para revenda, uso e consumo, bonificação, devolução de venda, transferência, remessa. Ela aparece na coluna Natureza da lista, e decide o lançamento:- se os itens entram no estoque (uso e consumo e ativo imobilizado, por exemplo, não entram);
- se Lançar contas gera conta a pagar (bonificação e transferência, por exemplo, não geram);
- a categoria da conta a pagar, quando o pedido de compra não define outra.
O que cada lançamento faz
Lançou errado? Desfazer estoque estorna a entrada e Desfazer contas
cancela as contas e devolve as previsões ao pedido, cada um por si.
Mercadoria que já saiu do estoque, ou conta paga à mão, impedem, com o
motivo. Excluir manda só a nota para a lixeira: o que foi lançado fica,
e restaurar traz a nota como estava.
Configurações
Em Configurações → Notas de entrada (também pelo Ações → Configurações da lista):- Natureza de operação: a tabela de CFOP do fornecedor para natureza de entrada, as exceções que o Apex aprendeu por fornecedor e O que cada natureza faz (estoque, conta a pagar e categoria).
- Trocar as previsões do pedido pelas duplicatas da nota.
- Nota paga na hora entra como paga, ligada de início.
- Tolerância de preço entre a nota e o pedido, em %: a diferença que não abre divergência.