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Tudo o que a NF-e lê da empresa fica em Configurações › Meu negócio, no bloco Notas fiscais, junto com os dados de identificação e endereço da mesma página. Só quem administra o workspace vê e muda Meu negócio.

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O bloco Notas fiscais

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Preparar a empresa

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Complete Meu negócio

A nota precisa de razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, regime tributário e o endereço completo: CEP, logradouro, número, bairro, cidade e estado. Digitar o CNPJ traz da Receita a razão social, o endereço e o CNAE. A linha Cadastro para emitir diz o que ainda falta.
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Ativar notas fiscais

O botão fica liberado quando o cadastro está completo. Ativar cadastra a empresa no emissor de notas com os dados desta página. Depois disso, cada mudança em Meu negócio segue para lá sozinha; Atualizar agora força a atualização. Se o emissor recusar, a linha mostra o motivo.
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Envie o certificado digital

Enviar certificado pede o arquivo A1 da empresa (.pfx ou .p12) e a senha. Se as notas ainda não estavam ativadas, enviar o certificado ativa.

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Certificado digital

Só o certificado A1 (e-CNPJ) da própria empresa. Ao receber, o Apex confere:
  • a senha: errada, a resposta vem na hora;
  • o CNPJ: o certificado precisa ser da mesma empresa de Meu negócio. A filial pode usar o certificado da matriz;
  • a validade: certificado vencido é recusado.
O Apex não guarda o arquivo nem a senha: ele os entrega ao emissor de notas e fica só com o resumo (titular, autoridade certificadora e validade). O certificado também tem um botão na barra de Vendas → Notas Fiscais, na cor da situação: verde válido, âmbar vencendo nos próximos 30 dias, vermelho vencido. Por ele você vê o comprovante e usa Trocar certificado ou Atualizar certificado.
Com o certificado vencido, nenhuma nota sai. A conferência da emissão avisa e diz onde enviar o renovado.

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Ambiente de emissão

O ambiente é definido no servidor do Apex, não nesta tela. Ele aparece aqui e no alto de cada conferência de emissão.
Esta tela mostra o ambiente, mas não o troca. Notas emitidas no simulado ou em homologação não valem para a SEFAZ, e o Mercado Livre só aceita nota autorizada em produção.

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As regras da nota

Obrigatória para a NF-e de venda. Digite só os números (de 8 a 14 dígitos). Ela também segue para o cadastro no emissor de notas.
Aparece só no regime Lucro Presumido ou Lucro Real, que calculam o ICMS na nota. É a das vendas dentro do estado. Para outro estado, o Apex usa a da lei: 4% no importado, 7% ou 12% conforme os estados. No Simples Nacional e no MEI, o ICMS não é calculado na nota.
O texto que sai no campo de mesmo nome da nota. Na venda, Venda de Mercadoria. Até 60 caracteres. A nota avulsa pode trocar o texto só para ela.
Retrato ou Paisagem. Vale para as próximas notas.

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Série e numeração

Não se configuram nesta tela. A numeração das notas é automática, em sequência. Na nota avulsa, os campos Série e Número podem ser preenchidos; em branco, seguem a numeração automática.

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O que vem do produto e do cliente

A tributação de cada item sai do cadastro do produto, na aba Fiscal: NCM, CEST, origem, Tipo do Item e Situação do ICMS, mais o IPI. É dela que o Apex escolhe o CFOP: O destinatário sai do cadastro do cliente em Contatos: CPF ou CNPJ, inscrição estadual, se é contribuinte do ICMS e o endereço. Veja também Produtos.
Confira os padrões com o seu contador antes de passar para produção. O Apex monta a nota com o que os cadastros dizem; a escrituração e a apuração dos impostos continuam com ele.

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Depois de configurar

Emita pelo pedido de venda (Emitir a NF-e) e acompanhe em Notas fiscais. Para a nota sair sozinha ao aprovar, ou o pedido só ir à expedição com a nota, veja as opções em Configurações › Pedidos de venda.