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Crie a conta

Entre em apexx.work e digite o seu e-mail. O Apex manda um código de confirmação e, em seguida, pede o seu nome e uma senha. Também dá para entrar com Google ou Microsoft.
Durante o beta, o cadastro pode estar fechado. Nesse caso o seu e-mail entra na lista de espera, e o convite chega por e-mail.
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Cadastre a empresa

Na tela Sua empresa, digite o CNPJ: a razão social, o nome fantasia e o endereço vêm da Receita. Se a sua conta ainda não tem CPF, ele é pedido aqui, porque você fica como responsável pelo workspace. A logo é opcional.O workspace é a fronteira de tudo: produtos, pedidos, estoque e financeiro pertencem a ele. Se você administra mais de uma empresa, cada uma é um workspace, e os dados nunca se misturam. O resto do cadastro da empresa fica em Configurações → Meu negócio.
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Escolha o plano

Avançar cria o workspace e abre a escolha do plano, Starter ou Plus, mensal ou anual, com pagamento por cartão ou Pix. Veja Assinatura e armazenamento.
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Convide quem vai trabalhar com você

Em Configurações → Membros, ou em Convidar membro, no menu da empresa no alto da barra lateral. Cada pessoa pode ver tudo ou só as páginas que você liberar.Veja Membros e permissões.
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Confira o depósito

O workspace nasce com um Depósito Padrão. Ele é o destino de tudo que não diz de onde sai.Se você trabalha com mais de um local de estoque — loja e galpão, por exemplo — cadastre os outros em Configurações → Estoque → Depósitos.
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Cadastre os produtos

Em Cadastros → Produtos. Se o que você vende tem cor, tamanho ou numeração, cadastre com variações: é a variação que guarda o saldo, o SKU e o código de barras. Já tem os produtos numa planilha? Ações → Importar produtos.
Já vende no Mercado Livre? Não digite nada: conecte o canal e crie os produtos a partir dos anúncios. A grade, as fotos e os SKUs vêm junto.
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Informe o saldo inicial

Um produto recém-cadastrado tem saldo zero — e o Apex não aprova um pedido sem saldo para reservar. Informe quanto você tem hoje, por variação e por depósito.Veja Saldos.
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Faça a primeira venda

Em Vendas → Pedidos de Venda, crie o pedido e clique em Aprovar: o estoque fica reservado. Enviar para a expedição leva o pedido para Vendas → Expedição, e de lá Despachar baixa o físico quando a mercadoria sai.Veja Pedido de venda e Expedição.

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O que verificar antes de operar de verdade

Abra Suprimentos → Estoque e compare com o que existe fisicamente. É muito mais barato acertar agora do que depois de as vendas começarem a reservar.
Por padrão, o pedido aprovado só vai para a expedição depois da NF-e. Se você ainda não emite notas pelo Apex, desligue Faturar antes de enviar em Configurações → Pedidos de venda, no grupo Vendas.
Em Vendas → Anúncios, um anúncio sem vínculo não consegue reservar estoque quando a venda entrar. A página mostra quantos estão sem vínculo.
Em Configurações → Integrações, no painel do canal, em Depósito do canal. É de onde as vendas do marketplace vão sair. Sem ele, o pedido entra mas não reserva. Veja Canais e integrações.
Em Configurações → Membros. Vale conferir o alcance dos dados: um vendedor pode ver só os próprios pedidos, ou todos.