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O pedido de venda é o documento central do Apex. Ele registra o que foi vendido e, pelos comandos, move o estoque e o financeiro de verdade.

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O ciclo

Em aberto

O pedido nasce assim. Você pode editar itens, valores e cliente à vontade: nada saiu do estoque ainda.

Aprovado

Aprovar reserva o estoque de todas as linhas de uma vez e lança as contas a receber. A mercadoria continua no depósito, mas some do saldo disponível para outras vendas.Daqui em diante, itens, cliente, data, canal, lista de preços, frete, desconto e pagamento aparecem travados no pedido. Para corrigir um deles, reabra o pedido.

Atendido

O pedido chegou à Expedição, por Enviar para a expedição ou sozinho. Lá, Despachar consome a reserva e baixa o estoque: o saldo cai e o extrato ganha a linha de saída.

Entregue

A entrega do pedido atendido anda por Não postado, Postado e Entregue. Marcar como entregue está no menu do pedido e na Expedição.
A lista mostra quatro status: Em aberto, Aprovado, Atendido e Cancelado. Passe o mouse sobre o status para ver o que falta: “Falta faturar”, “Falta enviar para a expedição”, “Na expedição: falta despachar”. O filtro Entrega separa o que já saiu do que ainda está na doca.
Cada comando é uma operação única: estoque, status e financeiro acontecem juntos ou não acontecem. Um pedido nunca fica “aprovado sem reserva”.

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Criar um pedido

Em Vendas → Pedidos de Venda, clique em Novo pedido.
Escolha um cliente dos Contatos ou digite o nome. O cadastro preenche a aba Entrega e sugere a forma e a condição de pagamento do cliente.
De onde veio a venda: loja física, site, WhatsApp. É obrigatório.
Cada linha é uma variação de produto, com quantidade, valor unitário e desconto. Um produto sem grade usa a variação padrão automaticamente. Com uma Lista de preços escolhida, o produto entra pelo preço dela.Linhas livres, sem produto do cadastro, são aceitas, mas não reservam nem baixam estoque. Use para serviços e taxas. O produto que não controla estoque também não reserva.
A forma e a condição de pagamento decidem as contas a receber: à vista, a prazo ou em parcelas. O subtotal é a soma das linhas; o total é o subtotal mais frete menos desconto. Nenhum dos dois é digitado.
A transportadora (um contato com o tipo Transportadora), quem paga o frete, o destinatário e o endereço. É daqui que saem a etiqueta e os dados de transporte da NF-e.
Vem preenchido com o próximo da sequência, no padrão PEV-0001; em branco, o Apex gera. Se você digitar outro, ele precisa ser único no workspace, contando os pedidos da lixeira. Depois de salvo, o número não muda.
No menu do pedido, Clonar venda cria uma cópia em aberto, com número novo e a data de hoje, e Visualizar PDF do pedido monta o PDF na hora.

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Aprovar: a reserva

Aprovar é o momento em que o pedido passa a afetar o estoque. O Apex confere o saldo disponível de cada linha: o físico menos o que já está reservado ou bloqueado. Se faltar em qualquer uma, a aprovação inteira é recusada, dizendo qual item e quanto havia:
Nenhuma linha é reservada pela metade. Ajuste a quantidade ou reponha o estoque. No pedido com produto que controla lote, aprovar abre a escolha dos lotes: cada item vem com o lote que vence primeiro, e você troca se precisar. Quando o lote escolhido não tem tudo, o resto sai do próximo que vence. Veja Lotes e validade.
Aprovar vários pedidos de uma vez: selecione as linhas na lista e use Aprovar nas ações em lote. Eles rodam em sequência, e o resumo no fim diz quantos passaram. Os que falharam explicam o motivo, com o número do pedido na frente.Em lote, a escolha dos lotes não abre: a reserva começa pelo lote que vence primeiro, e o resumo avisa. Para escolher o lote, aprove o pedido pelo menu da linha.

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Emitir a NF-e

Antes da primeira nota, configure a empresa em Fiscal. Depois de emitida, a nota é acompanhada em Notas Fiscais. Emitir NF-e, no menu do pedido aprovado, abre a conferência da nota: destinatário, endereço, operação, itens e valor. Se faltar algo (o NCM de um produto, o endereço do cliente), a lista diz o quê, e o botão de emitir só aparece com tudo preenchido. A nota entra na fila e a autorização chega depois: acompanhe em Vendas → Notas Fiscais. Nota rejeitada vira um alerta ao lado do status do pedido; o clique abre a nota.
Confira a linha Ambiente no alto da conferência. Em Simulado ou Homologação, a nota não tem valor fiscal.

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Faturar vários pedidos

Selecione os pedidos e use Faturar nas ações em lote. Antes de qualquer nota sair, o Apex confere cada pedido e mostra o que está Pronta, o que está Com pendência e o que Não emite: pedido ainda não aprovado ou que já tem NF-e. Só as prontas vão à SEFAZ; os outros ficam como estão, para corrigir e faturar depois. São até 100 pedidos por vez. Em Configurações › Pedidos de venda:
  • Emitir a NF-e ao aprovar manda a nota junto com a aprovação.
  • Faturar antes de enviar decide se o pedido precisa da nota para ir à Expedição. Desligado, o Faturar em lote não aparece, e a nota de um pedido sai pelo Emitir NF-e do menu da linha.

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Enviar para a expedição

Enviar para a expedição leva o pedido à doca, pelo menu da linha ou em lote. Com Faturar antes de enviar ligado, o comando aparece depois da NF-e emitida, e o pedido chega à Expedição quando a nota é autorizada. Desligado, o pedido aprovado vai sem nota. Para não depender do clique, escolha em Configurações › Logística quando o pedido vai sozinho: Ao aprovar o pedido, Ao emitir a NF-e ou Ao autorizar a NF-e. O despacho é na Expedição: imprimir a etiqueta, Despachar e marcar a entrega. A lista de pedidos não despacha o pedido criado aqui; Abrir na Expedição, no menu, leva até ele.

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Cancelar

Cancelar pedido libera a reserva, cancela as contas a receber em aberto e marca o pedido como cancelado. Vale enquanto a mercadoria não saiu, e não volta atrás. Parcela já recebida não é estornada: acerte no Financeiro. O Apex pede confirmação antes, na linha, no lote e na aba do Mercado Livre. O motivo é opcional. Ele fica gravado, mas o pedido hoje não tem uma aba que o mostre. Com a NF-e autorizada, a nota vem antes: o menu do pedido mostra Cancelar NF-e no lugar de Cancelar pedido, e pede uma justificativa de pelo menos 15 caracteres. Cancelada a nota, Cancelar pedido volta ao menu. Com a nota ainda na SEFAZ, espere o retorno. Depois do despacho, cancelar é recusado: a mercadoria já está com o cliente, e devolver o saldo aqui inventaria estoque que não está na prateleira. O caminho certo é Registrar devolução, no menu do pedido. Veja Devoluções.

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Pedidos que vieram de um marketplace

Um pedido importado do Mercado Livre se comporta de um jeito próprio: os dados são do canal e não se editam aqui, e os comandos seguem o que o canal informa: venda paga reserva, despachada baixa, cancelada libera. O que é do canal fica na aba Mercado Livre do pedido. Venda Full fica fora do seu estoque: o Apex não reserva nem despacha. E a venda que o canal cancela depois do envio abre uma devolução sozinha. Veja Pedidos do Mercado Livre.

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Perguntas frequentes

A aprovação reservou o estoque contra aqueles itens e lançou as contas a receber com o cliente, a data, o canal, o frete, o desconto e o pagamento. Esses campos aparecem travados; observação, data de entrega, endereço e transportadora continuam editáveis. Reabra o pedido (menu da linha › Reabrir pedido) para liberar a reserva e cancelar as contas em aberto, corrija e aprove de novo. Depois de faturado, eles não mudam mais.O pedido que já está na Expedição também reabre, enquanto não tiver NF-e e não tiver sido despachado.
Cancele primeiro. Um pedido com reserva ativa não vai para a lixeira: a mercadoria ficaria presa sem nenhum documento explicando por quê. Por isso o menu do pedido aprovado não mostra Excluir.
Do depósito padrão do workspace: o pedido ainda não tem campo para escolher outro. Vendas de marketplace saem do depósito configurado para o canal.
Passe o mouse sobre o status: ele diz se falta faturar, enviar para a expedição ou despachar. Um alerta ao lado do status é pendência da NF-e: a nota foi rejeitada ou o faturamento automático não saiu. O clique abre a nota, com o motivo.